Właściwe przygotowanie firmowej konferencji łatwą rzeczą nie jest, należy przypilnować ogromnej liczby szczegółów i drobiazgów. Niekiedy niewielka rzecz, jak przykładowo problem z rzutnikiem czy też brak długopisów zniwelować może cały wysiłek i sprawić, że uczestniczący będą niezadowoleni z organizacji.
Dlatego też podczas planowania konferencji trzeba nie tylko sprawdzić, jakie ma wyposażenie i co oferuje, ale również w jaki sposób rozwiązuje problemy techniczne, które się pojawią. Rzecz jasna jedną z podstawowych rzeczy, od której zaczyna się organizowanie firmowej konferencji, jest wybranie odpowiedniej sali. W większych miejscowościach raczej nie będzie z tym problemów, w zasadzie każdy hotel (np. hotel Bristol Rzeszów)posiada odpowiednie miejsce, żeby zorganizować konferencję, są także jakieś centra konferencyjne, które specjalizują się w tego typu działalności. Istotne jest, żeby sala konferencyjna w Rzeszowie, którą będzie się chciało wynająć posiadała odpowiednią liczbę miejsc - oczywiście musi pomieścić wszystkich uczestników, ale równocześnie nie może być zbyt duża, bo niepotrzebnie zwiększy to koszty i spowoduje, że atmosfera się może popsuć.
Wybierając konferencyjną salę trzeba mieć, oprócz pojemności, na uwadze kilka ważnych rzeczy, mających istotny wpływ na przebieg całości (sale konferencyjne w Rzeszowie w Bristolu). Niezwykle istotny jest dostęp do wszystkich sprzętów i urządzeń, takich jak tablica, rzutnik i sprzęt nagłaśniający, który będzie pozwalał sprawnie wszystko przeprowadzić, pożądane jest również, aby nie było problemów z kuchennym i sanitarnym zapleczem. W wielu sytuacjach może się przydać odpowiednie wyciszenie sali - jeżeli
restauracja japońska warszawa odbywać się będzie w miejscu z paroma innymi w tym samym czasie, to za dużo hałasu może po prostu przeszkadzać i powodować niepotrzebne zamieszanie. Na koniec trzeba jeszcze wymagania skonfrontować ze stanem budżetu, który się ma do dyspozycji, tu warto założyć sobie określony limit, którego będzie się pilnować podczas szukania odpowiedniego miejsca na organizację konferencji dla swojej firmy .
